E-Posta Adabı

Ben kendimi bildim bileli yazarım. Hatta bazen yazdıklarım yüzünden başım belaya girmiştir ama bu böyle bir tutkudur. İçinde tutamazsın, akıp gitmesi gerek. Ancak bu akıp gitmesi gerekenler iş dünyasının kontrollü ve kurallı dünyasında nasıl var olabilir? Bu işin adabı nedir?

İş hayatında yazılı iletişim çok önemli bir detay. Sadece düz bir şekilde yapılması gereken bir işi “ruhsuz ve resmi” talep ettiğinizde, “rica ediyorum” ile bitirdiğinizde “buyurgan” ve “emir” gibi algılanabilir.

E-postanın başına herhangi bir selamlama cümlesi koymadan direkt cevap verirseniz “kaba”, selamlama kelimesinde aslında çok samimi olmadığınız kişinin isminin yanına“-ciğim” eki koyarsanız “samimiyetsiz”, eğer samimi olmadığınız halde “sevgili“ ile başlıyorsa belki küçümseme belki bir itiraz cümlesi gibi gelebilir…

Bu yazma tarzlarını bu denli kategorize etmek, hepsi aynı tornadan çıkmış bir yazılı mesajlaşmaya sebep olmuyor mu? Kendimizi ifade ederken illa ki aynı renkte mi olmalıyız? Bu sorulara cevap araya dururken, e-posta adabından bahsetmek istiyorum.

Kendi deneyimimden yola çıkarak, e posta yazarken bazı ortak nezaket kuralları oluşturulabileceğimizi düşünüyorum.

  1. Konu: Mutlaka konu bölümü, göndermek istediğiniz iletinin içeriğini anlatmalı. Özellikle önemli bir konuda yazıyorsanız ve mesajınızın okunmasını istiyorsanız mutlaka konu bölümünü iyice düşünerek yazın. Ayrıca geçmiş iletiler arasında arama yapmada da bu çok işinize yarayacaktır.
  2. Selamlama: İletiye mutlaka ‘Merhaba’, ‘Günaydın’, ‘Selam’ vb. bir selamlama cümlesi ile başlayın.
  3. Büyük harf kullanımı: İletinin içinde büyük harf ile yazmak aslında bağırmak anlamına gelir, bu şekilde yazmayın. Bağırmak istiyorsanız bile yazmayın. Bir bardak su içip sakinleşince yazın o yazıyı.
  4. İmla kuralları: İmla kurallarına uyun. Aşırı ünlem, soru işareti kullanmaktan kaçının. Bunlar gereksiz yere başka duygularla bağdaştırılabilir. Örneğin, siz heyecanla ünlem koyduğunuzda öfkeyle mi, alayla mı, başka bir şey ima etmek için mi koyduğunuz anlaşılmayabilir. İmla hatası yapıldığında karşı tarafa özensiz olduğunuz imajını verirsiniz. Yazdığı iletiye özen göstermeyen kişi işinize nasıl özen gösterir?
  5. Öfkeliyken yazmayın: Öfke karşı tarafa en hızla geçen duygulardan biridir ve yazılı iletişimde, eğer öfke ile bir yanıt verdiyseniz karşı taraf bunu mutlaka hisseder ve anlar, siz inkar bile etseniz. O yüzden sakinleşince yazın.
  6. Uzun cümleler: Okumuyoruz, okumuyorlar. Kimse upuzun cümleleri okumuyor inanın. Kısa, basit cümlelerle derdinizi anlatmaya çalışın.
  7. Zamanlama: Bir iş mailini mesai saatinden önce veya sonra iletmemeye çalışın. Eğer iletiyorsanız karşı taraf bunu “acil” olarak algılayacaktır. Eğer konu acil değilse ve siz ancak o saatte ilgilenebiliyorsanız iletiyle bunu e-posta içeriğinde mutlaka belirtin. Eğer acil değilse işiniz, acil yanıt beklemediğinizi belirten bir ibare koyun. Unutmayın çoğu çalışan hala 09:00-18:00 saatleri arasında mesai yapıyor. Bu kişilerin özel zamanlarına saygı duyun.
  8. Talep cümlesi: Rica ediyorum kelimesi direkt emir olarak algılanmakta ve genelde üstlerin astlarından bir şey talep ettiğinde kullanılan bir kalıptır. Eğer maksadınız bu değilse, kullanmayın.
  9. İletileri cevaplama sırası: İletileri cevaplamadan önce konuyla ilgili mesaj kutunuzda bekleyen tüm mesajları okuyun. Sıklıkla cevap verdiğiniz e-posta güncelliğini yitirmiş olacaktır. Boşuna vakit kaybetmemiş olursunuz.
  10. İtiraz etme: İtiraz etmek çok hassas bir konu. İtirazının kişiye değil konuya/olaya/olguya olduğu mesajını karşı tarafın alması için öncelikle sen dili yerine, ben dilini kullanın. Bakış açınızı gerekçeleriyle net şekilde anlatın.
  11. Acil mesajlar: Eğer mesaj acilse, mutlaka konu bölümünde belirtin. Ancak gerçekten acil olmayan mesajlar için “acil” ibaresini kullanmayın, kredinizi tüketirsiniz ve özellikle iş ortakları ve üstler nezdinde öncelikleri değerlendirip değerlendiremediğiniz sorgulanır.
  12. Takip mesajı: Bir işin takibini yaparken öncelikle işin yapılabilme süresine uygun bir takip aralığı kullanın, sıkboğaz etmeyin. Süreci hiç takip etmeyip, teslim tarihine bir gün kala on tane mesaj atmanın da etkin bir takip sistemi olmadığını belirtmek gerek.
  13. Teşekkür: İletiyi bitirirken teşekkür edin. Karşınızdaki kişinin iletiyi okurken ayırdığı vakit bile teşekkür etmeye değer.
  14. Kısa mesaj uygulamaları ve e-posta farkı: E posta anlık bir ileti sistemi değildir. Belgeleme, rutin iş akışını takip etme vb. işler için kullanılır. Birer cümlelik veya kelimelik mesajlarınızı çok gerekli değilse mail ile iletmeyin.
  15. Tümünü cevapla: Tümünü cevapla yaparken kimlerin cc’de olduğuna dikkat edin. İş yerlerinde en sık yapılan iletişim kazaları yanlış kişiye yollanan iletilerle oluyor.
  16. Cc, bcc: Ben bcc’yi kullanmamayı tercih ederim ama illa ki bir mailden, karşı tarafın haberi olmadan, başka bir kişiyi dahil etmeniz gerekirse kullanın ama bu ilişkileri zedeleyen bir harekettir. Bir şeyleri gizleme ihtiyacınız var ise açık iletişimden bahsedemeyiz. İletişim açık ve net olmadığında iş performansı da etkilenir.
  17. Anlaşmazlık durumu: Anlaşmazlıkları yüz yüze çözün. Yazılı iletişim bir çok yönden eksik bir iletişimdir. Ses tonu, vücut dili, jestler ve mimiklerden yoksundur. O yüzden her zaman karşı tarafın algılamasının farklı olması riskini taşır. Yüz yüze görüşme şansınız yoksa ya video görüşmesi yapın, ya da en azından telefonla konuşun.
  18. Teşekkür: Takdirinizi sadece sözlü söylemeyin, yazılı da iletin.
  19. E-postalarınıza cevap verin: Çok basit bir nezaket kuralıdır mektuba cevap vermek. E-postalar da aynı şekildedir. Eğer ki vakit ayıramayacak kadar yoğunsanız 1 dakikada hazırlayabileceğiniz bir otomatik mesaj gönderin ve meşgul olduğunuz için konuyla daha sonra ilgilenebileceğinizi belirtin. Mesajı cevaplamamak karşı tarafa “seni önemsemiyorum”, “sana saygı duymuyorum”, “ben senden üstünüm” mesajı verir.
  20. Belge: İçinde e-postaların da bulunduğu yazılı iletişim belge niteliğindedir. Yazarken iki kere düşünün.

Müdür, Bakan, Başkan, Doktor, Profesör, CEO, COO, CTO, CMO vb. titrlere sahip olanlar arasında pek yaygın olan bu cevaplamama durumu yerine, her iletiyi mutlaka cevaplayan liderlerden oluşan bir iş dünyası kurabilmek hepimiz için önemli.

Genelde uzmanlara veya yeni iş hayatına atılanlara verilen etkili iletişim teknikleri, beden dili, yazılı iletişim becerileri vb. eğitimleri muhakkak yöneticilerin alması gerek. Ne de olsa balık baştan kokar.

About the Author

mm
Ayse Musal Çıpa
Ankara’da doğdum ve büyüdüm. TED Ankara Koleji mezunuyum, Bilkent’te Turizm ve Otel İşletmeciliği okudum. Bir kaç sene mesleğimi yaptıktan sonra İstanbul’a taşındım ve reklam sektörüne geçtim. Şehir ve mesleği aynı anda değiştirmek benim için köklü bir değişimdi. 17 sene aralıksız profesyonel hayatıma devam ettikten sonra 2011 senesinde yine bir radikal değişiklik yapıp işten ayrıldım, bir şirkete ortak oldum, evlendim ve 2012’de doğum yaptım. 2015’den beri STK’larda çalışmaktayım. Başka Bir Okul Mümkün Derneği Temsilciler Meclisindeyim. Yenidenbiz’i destekliyorum. Kolektif işlere inanıyorum. Only one team ile bir kolektif kitap yazıp, bir installation sergisi açtık, Online radyo kurduk ve online şiir gecesi yaptık. Farkındalık, reiki, meditasyon, şiddetsiz iletişim, yoga vb . eğitimlere katıldım. Farkındalık üzerine atölyeler düzenliyorum. Yazıyorum, konuşuyorum.

Be the first to comment on "E-Posta Adabı"

Leave a comment

Your email address will not be published.


*


error: Web sayfasında yazılan yazıların telif hakkı web sayfasına aittir. Web sayfasında yazılan, yazıları kaynak göstermeden paylaşanlar ve kullananlar hakkında web sayfası tarafından gerek Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu gerekse Basın Kanunu kapsamında tüm yasal haklarımız kullanılacaktır.